Datenschutz

DATENSCHUTZERKLÄRUNG – BÜROAGENT24 Stand: 15.10.2026 – ENTWURF, Angaben zu Verträgen, Transfers und Löschfristen vor Freigabe verifizieren

1. Verantwortlicher Oberrhein Solutions, Inhaber Stefan Schrodt, Dürerstraße 3A, 76149 Karlsruhe, Deutschland. Kontakt: support@bueroagent24.com. Für die Datenverarbeitung im Rahmen des Betriebs der Website, der Registrierung, der Vertragsverwaltung und der Abrechnung ist der Anbieter verantwortlich. Für vom Geschäftskunden eigenständig eingegebene personenbezogene Daten seiner Kunden oder Mitarbeiter kann der Geschäftskunde Verantwortlicher und Oberrhein Solutions Auftragsverarbeiter sein; hierfür ist eine gesonderte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

2. Verarbeitete Daten Wir verarbeiten je nach Nutzung Kontaktdaten und E-Mail-Adresse, Zugangskonto- und Sitzungsinformationen, technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten, Zahlungs- und Vertragsstatus, Unternehmensprofile, Termin- und Kontaktdaten, Angebots- und Rechnungsinformationen, Dokumente, Belege, Chatnachrichten, KI-Eingaben und -Ausgaben sowie bei freiwilliger Aktivierung technische Daten für Push-Benachrichtigungen. Zahlungsdaten wie vollständige Kartennummern werden im Regelfall unmittelbar vom Zahlungsdienstleister verarbeitet; welche Zahlungsmetadaten an uns übermittelt werden, ergibt sich aus der technischen Integration.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen Die Verarbeitung dient Registrierung, Authentifizierung, Vertragsabschluss, Bereitstellung der Software, Kundensupport und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit anwendbar), der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie der Systemsicherheit, Missbrauchsverhinderung und Fehleranalyse nach Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wo eine Einwilligung rechtlich erforderlich ist, holen wir diese gesondert ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die bloße Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine pauschale Einwilligung.

4. Hosting und technische Empfänger Die Anwendung wird auf Serverinfrastruktur von Hetzner betrieben. System-E-Mails, etwa zur Verifizierung, Passwortwiederherstellung und Vertragskommunikation, werden über IONOS versandt. Zahlungsabwicklung und wiederkehrende Zahlungen erfolgen über Mollie. Bei aktivierter KI-Funktion werden erforderliche Texte und ausgewählte Kontextdaten an die verwendete OpenAI-API übermittelt. Für Web-Push können technische Daten an Browser- und Push-Dienste des jeweiligen Anbieters gelangen. Empfänger erhalten Daten nur im erforderlichen Umfang. Die konkreten Vertragsgesellschaften, Unterauftragsverarbeiter und Rollen dieser Dienstleister sind vor Veröffentlichung anhand der tatsächlich abgeschlossenen Verträge zu dokumentieren.

5. KI-Verarbeitung Beim aktiven Verwenden des KI-Assistenten können Nachrichten, ausgewählte Angaben aus dem Firmenprofil und relevanter Angebots- oder Terminkontext an den KI-Dienst übermittelt werden. KI-Ausgaben können personenbezogene Informationen enthalten. Bitte keine nicht erforderlichen besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder unbefugt erhaltene Informationen eingeben. Eine technische API-Einstellung zur Nicht-Speicherung von Antworten ersetzt keine verbindliche Zusicherung über sämtliche Verarbeitungs- und Protokollierungsprozesse des Dienstleisters.

6. Cookies, Anmeldung, Push Für die Anmeldung werden technisch notwendige Sitzungsmechanismen eingesetzt. Die Sitzungsdauer ist derzeit auf bis zu 14 Tage konfiguriert, sofern die Sitzung nicht vorher beendet oder gesperrt wird. Nach aktuellem Funktionsumfang werden keine Analyse- oder Werbecookies eingesetzt; diese Aussage muss anhand aller produktiv eingebundenen Dienste bestätigt werden. Optionale Push-Benachrichtigungen werden erst nach Aktivierung und Browserfreigabe versendet und können deaktiviert werden. Falls später einwilligungspflichtige Technologien hinzukommen, wird zuvor eine geeignete Einwilligungsmöglichkeit bereitgestellt.

7. Speicherdauer Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragsabwicklung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Steuer- und handelsrechtliche Unterlagen können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Die konkreten Löschfristen für Konten, Geschäftsdaten, Sicherheitslogs, Supportanfragen und Backups müssen vor der öffentlichen Freigabe anhand des tatsächlich implementierten Lösch- und Aufbewahrungskonzepts festgelegt und veröffentlicht werden. Ein bloßes Vertragsende führt nicht zwingend zur sofortigen Löschung aller gesetzlich aufzubewahrenden Daten.

8. Datensicherheit Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, insbesondere verschlüsselte Übertragung, sitzungsbezogene Zugangskontrollen und getrennte Zuordnung geschäftlicher Daten. Die tatsächliche Umsetzung, Zugriffsrechte, Datensicherungen und Wiederherstellungsverfahren sind fortlaufend zu prüfen. Eine bestimmte Zertifizierung wird nicht zugesagt.

9. Drittlandübermittlungen Bei einzelnen Diensten, insbesondere KI- und Push-Diensten, können Übermittlungen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Vor Freigabe sind die tatsächlichen Verarbeitungsorte und die einschlägigen Rechtsgrundlagen und Garantien (etwa Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln) konkret zu verifizieren und an dieser Stelle transparent zu beschreiben. Eine ausschließlich europäische Datenverarbeitung wird nicht behauptet.

10. Rechte betroffener Personen Betroffene haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an support@bueroagent24.com gerichtet werden. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

11. Aktualisierungen Wir passen diese Erklärung an, wenn sich tatsächliche Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden angemessen kenntlich gemacht. Eine Aktualisierung dieser Information ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung oder Vertragsvereinbarung.